Contact onderhouden met langdurig afwezig personeel

Contact onderhouden met werknemers die langdurig ziek zijn of noodgedwongen thuis moeten werken kan best lastig zijn. Want hoe blijf je deze werknemers betrekken in het huidige werk en de situatie op kantoor zonder daar een gevoel van verplichting bij te geven? Of een medewerker nu langdurig thuis is vanwege ziekte of een onvoorziene situatie, zoals de Covid-19 crisis, wij geven je tips over het onderhouden van contact.

Regelmatig contact houden of niet?

Het is belangrijk om in acht te nemen dat elke situatie en iedere werknemer anders is. Dit maakt dat er (helaas) ook geen kant en klaar handboek is om met deze situatie om te gaan. Het belangrijkste is en blijft toch de communicatie. De eerste tip die we meegeven is om, op het moment dat duidelijk wordt dat een werknemer langdurig afwezig zal zijn, goede afspraken te maken over het verloop van communicatie. Het kan namelijk zomaar zijn dat een werknemer in het begin meer behoefte heeft om betrokken te blijven van ontwikkelingen binnen het bedrijf, dan verderop in het ziekte proces. Bij een werknemer met een burn-out geldt vaak het tegenovergestelde. Houd dit ten alle tijden bespreekbaar. Op deze manier schep je van beide kanten duidelijke verwachtingen. Ook in de huidige crisis is het belangrijk om contact te onderhouden met de werknemers die vanuit huis werken, maar ook de werknemers waarvan het werk volledig is weggevallen. Het is namelijk voor iedereen een onbekende situatie. Deel als werkgever de updates van de overheid en laat je werknemer mee denken over eventuele oplossingen met betrekking tot de 1,5 meter samenleving. De motivatie van een werknemer om na deze crisis terug te keren bij jou als werkgever heeft ook te maken met de wijze waarop hij in deze tijd is meegenomen in de ontwikkelingen.

Betrokkenheid vergroten

Maar hoe houd je deze werknemer dan betrokken? Er zijn een aantal verschillende manieren, waarop dit kan. Je hoeft je zeker niet te beperken tot één manier, wissel deze gerust eens met elkaar af. Door de huidige crisis schieten de manieren om met elkaar te videobellen uit de grond, in dit artikel vertellen we je meer over welke verschillende vergadertools er allemaal zijn. Naast de werknemers op de hoogte te houden via e-mail of een belletje zijn er aantal andere manieren om de betrokkenheid te vergroten.

• Samen sporten

Hebben jullie met alle collega’s iedere week een gezamenlijke sportsessie? Zeg dat dan vooral niet af in deze tijd. Want ook op afstand kan je heel goed samen sporten en het verhoogt het gevoel van saamhorigheid. Hebben jullie een personal trainer? Vraag of de trainer de lessen online wilt geven of zoek een programma dat nu online wordt aangeboden. Hebben jullie deze gezamenlijke sportactiviteit nog niet op het werk? Dan is dit een mooi moment om te starten en, zodra deze crisis voorbij is, dit er in te houden.

• Lunch- en koffiepauzes

Tijdens de lunch of bij het koffieautomaat worden vaak persoonlijke dingen besproken. Het is natuurlijk jammer dat je deze momenten mist wanneer iedereen thuiswerkt of wanneer een collega afwezig is vanwege ziekte. Nodig elkaar eens uit voor een koffie- of lunchpauze, maar dan via de laptop. Zitten jullie nu allemaal thuis vanwege het corona virus? Open dan allemaal de laptop en lunch gezellig samen. Op deze manier onderhouden jullie het persoonlijke contact en zorg je ervoor dat je elkaar niet alleen spreekt tijdens vergaderingen.

• Thema videocalls

De welbekende vrijmibo gaat over samen proosten, spelletjes spelen, lekker lachen en lol hebben, maar niet over de volle agenda’s, het werk of de 1,5 meter samenleving. De vrijdagmiddagborrels kunnen heel goed online, maar door er iedere week een thema aan te verbinden leer je elkaar misschien nog wel beter kennen dan als je gewoon samen op kantoor zit. Thema’s waar je aan kan denken: De gekke haren dag, niet zo moeilijk, nu we niet naar de kapper kunnen, maar ga eens een stapje verder. Met prachtige pruiken, strikken en stokjes in het haar wordt het gegarandeerd een gezellige borrel. Of de rondleiding-door-je-huis-dag geeft je letterlijk een kijkje bij elkaar de in de keuken wat zorgt voor dat stukje meer persoonlijkheid. Maar ook een gekke truien dag of de dag van iemand zijn lievelingsdrankje zijn goede opties. Wijs iedere week een andere collega aan om een nieuw en verrassend thema te verzinnen.

Een attentie versturen

Om aan jouw werknemer(s) te laten weten dat er nog steeds aan hen gedacht wordt, is het als organisatie netjes om een attentie te sturen. Dit laat zien dat jullie naast de updates over het werk ook nog persoonlijk betrokken zijn. Je kunt kiezen voor een klassieke attentie zoals een bos bloemen of een fruitmand. Geef je liever iets anders? Gelukkig zien we door de huidige crisis ook een enorme toename aan creatieve initiatieven voor persoonlijke presentjes. Zo zijn er de Vidley kaarten waarin jij een échte kaart stuurt, maar wel met een videoboodschap of een dinerbon die ook online te besteden is. Wat wij ook aanraden is om met de attentie in te spelen op de manieren om de betrokkenheid te vergroten. Gaat het hele team online samen sporten? Denk dan eens aan een gepersonaliseerde sportmat. Voor het koffiemoment een gepersonaliseerde mok, een lekker borrelpakket voor bij de vrijmibo’s of leuke attributen voor een bepaald thema.

Heb je juist in deze tijd minder budget te besteden? Vergeet dan niet dat het om het gebaar gaat. Een creatief of oprecht berichtje via WhatsApp is zeker ook voldoende