Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Je bent op het punt gekomen dat je personeel gaat aannemen! Gefeliciteerd, want dat is vaak een goed teken. Je bedrijf groeit en om verdere groei te kunnen realiseren heb je meer handjes nodig. Maar met alleen personeel aannemen ben je er nog niet. Je bent nu ook verplicht om een salarisadministratie bij te houden. En als je nog nooit met personeel gewerkt hebt, weet je waarschijnlijk niet hoe je dat moet aanpakken.

Er zit veel werk in het opzetten én bijhouden van een personeels- en salarisadministratie. Daarom zitten veel ondernemers met de vraag of ze het zelf gaan doen of dat ze de administratie gaan uitbesteden. Om je te helpen een goede keuze te maken, hebben we de voor- en nadelen op een rijtje gezet.

Waarom moet je een salarisadministratie bijhouden?

Ten eerste verplicht de Belastingdienst jou om een salarisadministratie op te zetten. Als je personeel in dienst hebt en salaris uitbetaalt, moet je de juiste loonheffing afdragen aan de Belastingdienst. Welke eisen de Belastingdienst heeft ten aanzien van de administratie, kun je terugvinden op de website van de Belastingdienst.

Maar het voeren van een salarisadministratie is ook erg belangrijk voor jezelf. Je wilt natuurlijk wel overzicht hebben op de gewerkte uren van jouw personeel en hoe hoog de personeelskosten zijn. Ook moet je bepaalde reserveringen gaan doen, denk bijvoorbeeld aan vakantiegeld en transitievergoedingen.

Voordelen uitbesteden van de salarisadministratie

Voor de meeste ondernemers is het besparen van tijd en het gebrek aan kennis omtrent de wet -en regelgeving de belangrijkste reden om de salarisadministratie uit te besteden.

Tijdsbesparing

Personeel dient iedere maand uitbetaald te worden, dus je bent iedere maand uren kwijt aan de administratie. Kostbare uren die je juist goed kunt gebruiken als ondernemer, bijvoorbeeld om nieuwe klanten te vinden. Daarnaast kun je de tijd die je overhoudt natuurlijk ook besteden aan je gezin of hobby.

Kennis van wet -en regelgeving

Het is de taak van een salariskantoor of boekhouder om van alle wetten en regels omtrent personeel en arbeid op de hoogte te zijn en dit toe te passen op jouw situatie. Zo weet je zeker dat je aan al jouw verplichtingen als werkgever voldoet en krijg je (hoogstwaarschijnlijk) geen naheffingen van de Belastingdienst.

Vraagbaak

Een ander voordeel is dat je voor vragen terecht kunt bij het salarisverwerkingsbedrijf. Weet jij waar jouw zwangere medewerkster recht op heeft volgens de wet WAZO? Of hoe hoog de transitievergoeding is die je moet betalen aan een medewerker na einde dienstverband? Als je dit zelf moet uitzoeken kan dit veel tijd kosten die je anders in jouw onderneming had kunnen steken. Bovendien kunnen jouw werknemers met hun loongerelateerde vragen terecht bij het salarisverwerkingsbedrijf.

Minder fouten

Ondanks slimme salarisverwerkingssoftware blijft het mensenwerk om de juiste personeelsadministratie bij te houden. Je kunt gemakkelijk een foutje maken bij het aanmelden van een nieuwe medewerker of het wijzigen van het salaris. Kleine foutjes kunnen echter grote (financiële) gevolgen hebben voor jouw bedrijf. Als je het werk uitbesteed aan een professional, kun je er vanuit gaan dat alles goed is geregeld. Dit scheelt je naast financiële blunders ook veel zorgen.

Nadelen uitbesteden van de salarisadministratie

Mogelijk hogere kosten

Als je gaat samenwerken met een externe partij heb je in eerste instantie altijd te maken met extra kosten. Een boekhouder of salarisadministrateur vraagt vaak een opstarttarief om de administratie in te richten. Daarna heb je te maken met vaste kosten per loonstrook, jaaropgave en per uur dat je ze aan het werk hebt gezet. Als je echter zelf een dag bezig geweest was met het uitpluizen van een bepaalde wet, is het uiteindelijk goedkoper om het aan je boekhouder te vragen.

Uitbesteding van verantwoordelijkheid

De partij waarmee jij in zee gaat, krijgt de volledige verantwoordelijkheid over de salarisadministratie. Het is dus erg belangrijk dat je zeker weet dat het bedrijf te vertrouwen is. Zijn ze aangesloten bij een branchevereniging en hebben ze bepaalde certificaten die de betrouwbaarheid onderstrepen? Er kan veel tijd zitten in het zoeken en kiezen van de juiste externe partij.

Minder flexibiliteit

Wanneer je alles in eigen beheer hebt, kun je snel en gemakkelijk wijzigingen in je personeelsadministratie doorvoeren. Door de salarisadministratie uit te besteden kunnen zaken zoals het aanmelden van een nieuwe medewerker of het verwerken van een loonwijziging soms langer duren.

Salarisadministratie uitbesteden ja of nee?

Om de juiste afweging te maken, is het verstandig om voor jezelf helder te hebben wat je belangrijk vindt. Wil je meer tijd besteden aan het ondernemen en wil je vooral ontzorgt worden? Besteed dan de salarisadministratie uit aan een externe partij. Wil je alles in eigen beheer hebben en heb je zin en tijd om je te verdiepen in de wet- en regelgeving? Overweeg dan om zelf de salarisadministratie te doen.

Overweeg je om de salarisadministratie uit te besteden? Vraag hieronder een vrijblijvend adviesgesprek aan. Onze adviseurs denken graag met je mee.