De werkkostenregeling (WKR): alle feiten op een rijtje

Door de huidige Covid-19 crisis is er een uitbreiding gemaakt in de kosten die je als werknemer mag maken en declareren onder de noemer werkkostenregeling (WKR). Dit leek ons een mooi moment om toe te lichten wat deze uitbreiding betekent en wat de werkkostenregeling nu precies inhoudt. Want sinds 15 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor alle werkgevers. De werkkostenregeling is in het leven geroepen om alle losse wetten en regelgeving rondom de vergoedingen van jouw werknemers te bundelen in één gezamenlijke regeling. Dit betekent voor jou als ondernemer dat het enerzijds makkelijker wordt, maar anderzijds ook extra vragen kan oproepen.

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De WKR maakt het mogelijk voor ondernemers om hun werknemers onbelaste vergoedingen te geven, voor zowel zakelijk als privé gebruik. Denk hierbij dus aan sportabonnementen, een fietsenplan, instrumenten als gift, maar ook de kerstpakketten vallen onder deze vergoedingen.
Het bedrag wat je als werkgever onbelast kan vergoeden wordt ook wel de vrije ruimte genoemd, hierin betaal je dus geen loonbelasting. Binnen deze vrije ruimte valt dus alles wat je als werkgever schenkt aan je werknemers wat niet direct met zijn of haar werkzaamheden te maken heeft.

Tot 2020 was de vrije ruimte 1,2% van de totale loonsom. Was de totale loonsom €100.000? Dan was je vrije ruimte €1.200. In 2020 is de regeling uitgebreid naar 1,7%. Dat betekent dat je bij een loonsom van €100.000 euro een vrije ruimte hebt van €1700. Let er wel op dat de verhoogde vrije ruimte geldt tot een loonsom van €400.000 euro. Alles daarboven wordt berekend aan de hand van 1,2%.

Let op, vanwege de Covid-19 crisis is het percentage voor de vrije ruimte tijdelijk verhoogd. Meer informatie hierover vind je onderaan dit artikel.

Vrijstellingen van de vrije ruimte

Niet alle kosten die worden gemaakt door de werkgever gaan van de vrije ruimte af. Er is een aantal soort vergoedingen dat hierbuiten valt.

Gerichte vrijstellingen

De belastingdienst heeft een lijst samengesteld met zaken die je als ondernemer niet hoeft door te belasten, maar die ook niet van de vrije ruimte af gaan. Hier vallen onder andere de volgende vergoedingen onder:
– Onkostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer
– Zakelijke overnachtingen
– Cursussen, seminars en opleidingen
– Sinds 2020 valt ook het aanvragen van de VOG hieronder

Voor de complete lijst met de gerichte vrijstellingen verwijzen we je door naar de website van de belastingdienst.

Nihil waardering

Als je vergoedingen op de daadwerkelijke werkplek vergoedt, hoef je hier ook geen belasting over te betalen en gaat het niet af van je vrije ruimte. Dit betekent dus dat als jij koffie, thee, Cup-a-soup en fruit op het kantoor wilt hebben voor jou werknemers, dit kan zonder hier belasting over te betalen. Voor de nihil waardering geldt dat het alleen gaat om vergoedingen in natura en niet om vergoedingen in geld. Naast koffie en thee zijn er nog een aantal andere zaken op kantoor die onder de nihil waardering vallen:

– Inrichting van de werkplek: Alle voorzieningen waarvan het aannemelijk is dat ze niet op een andere plek worden gebruikt vallen onder de inrichting van de werkplek. Denk hierbij aan een vaste computer of het kopieerapparaat. In deze huidige tijd van de Covid-19 crisis vallen hier ook de plexiglazen tussen werkplekken onder of een extra hygiëne paal bij binnenkomst.

– Bedrijfskleding: Bedrijfskleding waar logo’s op staan en die nagenoeg alleen gebruikt kunnen worden voor het werk mogen onder de nihil waardering worden weggeschreven.

– Bedrijfsfitness: Op het moment dat er een bedrijfsfitness in het pand zelf kan worden gerealiseerd valt dit onder de nihil waardering. Als er sprake is van een sportabonnement dan valt dit onder de vrije ruimte.

Om te zien welke extra voorzieningen op kantoor onder de nihil waardering vallen, kun je het handboek loonheffingen van de belastingdienst raadplegen.

Noodzakelijkheidscriterium

De naam zegt het eigenlijk al, alles wat jij noodzakelijk acht voor jouw werknemers om te kunnen werken, zoals laptops, gereedschap of tablets vallen onder het noodzakelijkheidscriterium. Denk hierbij aan een hamer voor een timmerman of een muziekinstrument voor musici. Deze kosten worden niet doorbelast en vallen dus ook niet onder de vrije ruimte. Op het moment dat de werknemer bij jou uit dienst treedt en deze apparaten niet meer nodig zijn moeten ze worden ingeleverd.

Intermediaire ruimte

Onder de intermediaire kosten verstaan we de kosten die een werknemer voorschiet voor de werkgever. Op het moment dat de werknemer bijvoorbeeld een externe presentatie geeft en hier markeerstiften en een presentje voor aanschaft, vallen deze gemaakte kosten onder de intermediaire ruimte. Maar ook het voorschieten van een zakelijke lunch of parkeerkosten kunnen worden gedeclareerd. Een belangrijke toevoeging op deze regel is dat zodra de werknemer iets voorschiet wat vervolgens aan hemzelf ter beschikking wordt gesteld, dit als loon wordt gezien en de regel dus niet geldt.

Kosten boven de vrije ruimte

Er zit zoals hierboven genoemd een limiet aan de vrije ruimte. Dit limiet is bereikt als er boven de 1,7% van de totale loonsom wordt uitgekomen. Over het deel dat hier boven uit komt betaal je wel belasting. Dit wordt geregeld in de vorm van een zogenoemde eindheffing, hierin betaal je 80% over het bedrag waarmee de vrije ruimte is overschreden. Op het moment dat je deze eindheffing verschuldigd bent kun je de eindheffing uiterlijk tegelijk aangeven met de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

Verruiming van de regel in de huidige crisis

Om in de huidige crisis ondernemers meer financiële ruimte te geven, heeft het kabinet op 24 april 2020 nieuwe belastingmaatregelen getroffen. Eén van die maatregelen heeft betrekking op de WKR. Het kabinet heeft namelijk eenmalig de vrije ruimte verhoogd van 1,7% naar 3% over de eerste €400.000 van het fiscale loon. Deze verruiming kan gebruikt worden om een attentie te sturen naar jouw werknemers of om het thuiswerken beter te kunnen faciliteren. Deze verhoging zal alleen gelden in 2020, en wordt daarna weer teruggedraaid naar 1,7%.