Jouw eerste factuur opstellen: alles wat je moet weten

Als (startende) ondernemer krijg je er hoe dan ook mee te maken, het versturen van jouw eerste factuur. Dit is natuurlijk goed nieuws, want dit betekent dat jij de opdracht hebt afgerond en hiervoor betaald krijgt. Maar hoe stel je zo’n eerste factuur nou eigenlijk op? En wat moet er allemaal op staan? We leggen het je in dit blog allemaal uit.

Verplichte onderdelen van een factuur

Qua opmaak van de factuur ben jij helemaal vrij om er je eigen draai aan te geven. Wij adviseren om een standaard ontwerp te maken, in bijvoorbeeld Word of Excel, zodat jouw facturen er elke keer hetzelfde uitzien. Dit creëert overzicht en straalt professionaliteit uit. Je kunt hier jouw eigen logo in opnemen en gebruik maken van de kleuren die ook in jouw huisstijl terugkomen. Wanneer je gebruik maakt van een boekhoudprogramma kun je vaak kiezen uit standaard templates.

Los van de lay-out zijn er een aantal verplichte onderdelen die op een factuur moeten staan. Pas op het moment dat de factuur de volgende onderdelen bevat, is het rechtsgeldig:

• Jouw bedrijfsnaam, bankrekeningnummer, KVK- en btw-nummer, het adres van jouw bedrijf en de datum;
• Iedere factuur dient een opvolgend, identiek nummer te hebben. Op jouw eerste factuur kun je zelf het eerste nummer bepalen, maar het is voor de Belastingdienst belangrijk dat de volgende facturen altijd een opvolgend nummer bevatten;
• De btw moet worden vermeld, zowel in percentages als in euro’s;
• Het exacte aantal van de producten of diensten die jij levert moeten worden vermeld;
• Het totaal bedrag moet je duidelijk vermelden;
• De betalingstermijn;
• Ook vermeld je op de factuur de gegevens van de ontvanger (klant) inclusief zijn btw-nummer.

Daarnaast geldt er een verplichting met betrekking tot de tijd dat jij je facturen dient te bewaren. Ook deze eis komt vanuit de Belastingdienst. Ze verplichten je om de facturen 7 jaar te bewaren. Mocht de Belastingdienst onverwachts een administratieve controle uitvoeren, dan moet jij je in- en verkoopfacturen bij de hand hebben. Voor meer informatie over de eisen, zie de website van de Belastingdienst.

De betalingstermijn

Hierboven werd de term ‘betalingstermijn’ al even benoemd. De betalingstermijn is de periode waarin de factuur moet worden betaald. In Nederland is de gemiddelde betalingstermijn 30 dagen. Wil jij hier andere afspraken over maken? Dat kan! Zorg dan dat jij jouw aangepaste betalingstermijn opneemt in de opdrachtovereenkomst met jouw opdrachtgever. Het komt helaas regelmatig voor dat er pas later wordt betaald. Gemiddeld wordt een factuur in Nederland pas na 42 dagen betaald. Je bent als ZZP’er zelf verantwoordelijk voor het beheren van je debiteuren en dus ook het controleren van de betalingen. Verderop in dit blog vertellen we je meer over het versturen van jouw factuur en hoe je ervoor zorgt dat de opdrachtgever snel betaalt.

Verschillende soorten facturen en facturatie

De informatie die op de facturen moet staan om ze rechtsgeldig te laten zijn, is voor iedere factuur hetzelfde. Wel willen we je laten zien dat er een onderscheid bestaat tussen de soorten facturatie en het moment dat de factuur wordt verzonden.

• De eenvoudige factuur

Als het totale bedrag van de factuur uitkomt op een bedrag lager dan 100 euro (inclusief btw), dan kan je gebruik maken van een zo gehete ‘eenvoudige factuur’. Dit houdt in dat je minder gegevens hoeft te vermelden op de factuur. Je meldt op de factuur:

• • De datum waarop de factuur wordt verstuurd;
  • Jouw naam en adresgegevens;
  • De goederen of diensten die jij hebt geleverd aan de klant;
  • de btw.

• Facturatie voor goederen & producten

Verzend jij goederen of producten? Dan wordt de factuur vaak per e-mail of met de levering mee verzonden. In zakelijke branches wordt er vaak ‘op rekening’ besteld, dat betekent dat jij pas een factuur verstuurt nadat de goederen geleverd zijn. Om zeker te weten dat jij te maken hebt met een welwillende klant, is het gebruikelijk om een nieuwe klant de eerste keer vooruit te laten betalen.

• Facturatie voor werkzaamheden (voor de ZZP’er)

De facturatie bij ZZP’ers verloopt net iets anders dan in het bovenstaande scenario. Als het gaat om facturatie voor werkzaamheden dan verzend je de factuur op het moment dat jouw opdracht is afgerond. Heb jij als ZZP’er veel verschillende opdrachten die lang lopen? Dan zou je ook deelfacturen kunnen versturen. Dit zijn facturen die dan bijvoorbeeld iedere maand worden verstuurd. Zo hoef jij niet al te lang op je geld te wachten bij een langlopende opdracht, wat handig kan zijn als je bepaalde zaken moet voorschieten. Ook deze afwijkende afspraken leg je dan vast in de opdrachtbevestiging.

• Pro Forma factuur

De Pro Forma (“voor de vorm”) factuur, wordt ook wel een voorlopige factuur genoemd. Zo’n factuur wordt verstuurd als een opdrachtgever wilt weten hoe de factuur eruit zou komen te zien, met alle bedragen op een rijtje. Of zit jij in de import/export van goederen? Dan wordt een Pro Forma factuur ook veel gebruikt bij het inklaren van producten.
Belangrijk is dat je op deze factuur duidelijk vermeldt dat het om een Pro Forma factuur gaat door dit er groot op te zetten. Ook het doortellen met de nummering van jouw facturen hoeft op deze factuur niet.

• Self Billing

Als je de factuur niet opstelt, maar dit wordt gedaan door de opdrachtgever dan wordt dit self billing genoemd. Self billing wordt veel toegepast door organisaties waarbij veel freelancers en ZZP’ers factureren. Door self billing toe te passen weet de opdrachtgever dat ze altijd over de juiste facturen beschikken en besparen ze veel tijd qua administratie. Het kan dus zijn dat jij als ZZP’er af en toe gebruik gaat maken van deze manier van factureren. Let dan op dat er altijd ‘factuur uitgereikt door afnemer’ op de factuur staat, anders is deze niet rechtsgeldig.

Het versturen van jouw eerste factuur

We raden je aan om jouw factuur zo snel mogelijk na het afronden van de opdracht te versturen. De opdracht zit nu nog vers in het geheugen van de opdrachtgever. De factuur moet worden verstuurd voor de 15de van de maand die volgt op de maand waarin de producten zijn geleverd of de diensten zijn verleend. Dit heet de uitreikingsdatum en is bepaald door de Belastingdienst. Voorbeeld: Jij hebt op 3 maart jouw opdracht afgerond, stuur dan voor 15 april de factuur.

Naast dat het moment van verzenden belangrijk is, is het ook goed om na te denken op welke wijze je de factuur verzendt. Houd je dit allemaal in eigenbeheer, gebruik je een boekhoudprogramma of besteed je het uit aan een accountant?

• Mail & post

De meest gebruikelijke manier om facturen te verzenden is via e-mail. Zorg ervoor dat je een standaard begeleidende tekst opstelt, die je in ieder mailtje met factuur kan gebruiken. Check altijd of je jouw pdf-versie van de factuur wel écht in de bijlage hebt toegevoegd. Via de post is ook nog een optie, maar zou niet onze voorkeur hebben. Het kost je veel handmatig werk en er gaat relatief veel tijd overheen voordat jouw factuur in handen is van de juiste ontvanger. Daarnaast kost het geld om de factuur te versturen.

• E-facturen

Wellicht dat je de term E-facturen al vaker voorbij hebt horen komen. Deze vorm van factureren is ontstaan door een verplichting vanuit de overheid. Doe je zaken met de overheid? Dan is het verzenden van E-facturen verplicht. Maar steeds meer ondernemers gaan zelf ook over op het gebruik van deze E-facturen. Maar wat is het dan? E-factureren betekent het elektronisch versturen en het automatisch verwerken van de factuur. Deze factuur ziet er uit als een normale factuur, maar het bevat speciale codes, die het voor de computer mogelijk maakt ieder woord en bedrag te begrijpen. Dit gaat dus een stuk verder dan het verzenden van jouw factuur in pdf-bestand, wat door veel ondernemers wordt gezien als E-factureren, maar dat is dus onjuist. Het voordeel hiervan is dat alles automatisch gaat, je hoeft niet langer handmatig facturen te verwerken. Door samen te werken met een partij als Repay HRM kan jij gebruik maken van deze manier van factureren, lees er hier meer over.

Wat als er geen reactie komt op jouw factuur?

Ook het versturen van betalingsherinneringen hoort erbij als ZZP’er. Het komt weleens voor dat een opdrachtgever jouw betalingstermijn overschrijdt. Wat doe je dan? Als er na 30 dagen nog niet is betaald, stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering. Misschien is de opdrachtgever het door de drukte vergeten, dat zou natuurlijk kunnen.

Als een opdrachtgever na meerdere herinneringen niet betaalt en je het vermoeden krijgt dat ze ook niet gaan betalen, dan kun je een incassobureau inschakelen. Het inschakelen van een incassobureau klinkt wellicht als een heftige maatregel, maar soms is het nodig. Als ZZP’er mag je tegenwoordig, als je opdrachtgever niet op tijd betaalt, direct een vergoeding rekenen voor incassokosten. Dat is minimaal 40 euro. Daarnaast mag je jaarlijks een wettelijke handelsrente van 8% rekenen voor het openstaande bedrag.

Het ZZP platform van Repay HRM

Als ZZP’er ben jij dus zelf verantwoordelijk voor het correct bijhouden van jouw facturen, overeenkomsten en opdrachten. Dit kan op den duur een lastige en tijdrovende taak worden die jou belemmert in het uitvoeren van jouw vak. Om je als ZZP’er te ondersteunen bij het ondernemerschap hebben wij een all-in-one platform gemaakt. In dit platform kun je jouw opdrachten, overeenkomsten en debiteuren vanuit één plek beheren. Daarnaast zorgen wij ervoor dat je altijd volgens de meest recente wet- en regelgeving werkt (zoals de wet DBA) en facturen betaald krijgt binnen jouw gewenste termijn. Klinkt dit interessant? Vraag dan via onderstaande knop een vrijblijvend adviesgesprek aan met een van onze adviseurs bij jou in de regio.