Het coronavirus: 9 tips om je werknemers succesvol thuis te laten werken

Door het coronavirus en de maatregelen van het kabinet zijn veel werkgevers genoodzaakt om hun werknemers thuis te laten werken. Voor veel ondernemers is dit een grote uitdaging en roept het allerlei vragen op. Hoe creëer je de juiste verwachtingen? Hoe zorg je ervoor dat de werknemers productief blijven? En wat kun je doen om het groepsgevoel te behouden?

Om je hierbij te helpen hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet.

Tip 1 Faciliteer thuiswerken

Zorg ervoor dat mensen die thuiswerken daadwerkelijk thuis kunnen werken. Geef je werknemers de juiste apparatuur mee naar huis (laptop, telefoon of een extra scherm) en zorg dat ze toegang hebben tot alle gegevens en software. Vergeet daarnaast niet om je bedrijfsgegevens te beschermen door bijvoorbeeld via een VPN verbinding te werken.

Wanneer werknemers langere tijd vanuit huis werken, is het ook belangrijk om ergonomische werkplekken in te richten. Zorg er bijvoorbeeld voor dat werknemers een bureaustoel hebben en dat ze weten wat de juiste schermhoogte is.

Tip 2 Creëer duidelijke verwachtingen

Als werknemers vanuit huis werken heb je als werkgever minder controle en toezicht. Om ervoor te zorgen dat het werk goed wordt uitgevoerd is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te creëren.

Spreek met elkaar af:

• welke werkzaamheden verricht moeten worden;
• hoe de werkzaamheden verricht gaan worden;
• welke taken prioriteit hebben;
• op welke tijdstippen wordt gewerkt;
• hoe je met elkaar en andere collega’s communiceert;
• op welke momenten je contact hebt met elkaar.

Tip 3 Zorg voor een duidelijke grens tussen werk en privé

Wanneer werknemers thuiswerken zijn ze sneller geneigd om de kinderen van school te halen of even boodschappen te gaan doen. Onder het motto “Ik haal de uren vanavond wel in” vervaagt de grens tussen werk en privé. Het begin en einde van de werkdag wordt steeds vager, waardoor werknemers het gevoel kunnen krijgen altijd aan het werk te zijn. Dit verhoogt de kans op stress en verzuim.

Het is dus belangrijk om aan je werknemers uit te leggen dat het onderscheid tussen werk en privé tot op zekere hoogte gerespecteerd moet worden. In welke mate dit moet gebeuren, kun je per werknemer bepalen. Sommige mensen kunnen beter met vrijheid omgaan dan anderen.

Tip 4 Zorg voor wederzijds vertrouwen

Creëer een gezonde band tussen jou en je team. Laat zien dat je zelf ook hard aan het werk bent en kom gemaakte afspraken na. Wees ook redelijk naar je medewerkers en stel jezelf flexibel op waar nodig. Durf in tijden van crisis ook wat vaker uitzonderingen te maken. Werknemers kunnen uit overmacht niet altijd alle afspraken nakomen.

Tip 5 Stimuleer het groepsgevoel

Wanneer een groot deel van de werknemers voor een lange periode thuis moeten werken, bijvoorbeeld ten tijde van het coronavirus, is het belangrijk om het groepsgevoel erin te houden. Plan bijvoorbeeld per afdeling een video gesprek in om de dag te beginnen. Bespreek kort per persoon wat je die dag gaat doen en houd het luchtig.

Tips voor je werknemers

Om thuiswerken tot een succes te maken is het belangrijk dat de werknemers ook aan boord zijn. Om je hierbij te helpen hebben we hieronder een aantal tips gegeven die je mee kunt geven aan je werknemers.

Tip 6 Houd je normale routine aan

Zet de wekker, spring onder de douche en eet je ontbijt net als op andere dagen. Op die manier is het makkelijker om de mentale knop om te zetten en te beginnen met werken. Normaal verwissel je van fysieke locatie en dat zorgt ervoor dat je in de werkstemming komt. Aangezien dit nu wegvalt is het belangrijk om alle andere handelingen hetzelfde te houden.

Tip 7 Neem pauze

Zonder collega’s die vragen of je even mee gaat lunchen of een rondje gaat wandelen, ben je snel geneigd om gewoon door te werken. Dit is echter niet goed voor de concentratie. Plan voor jezelf één of meerdere pauzes in en probeer hierbij ook de normale routine te volgen. Loop je elke dag een rondje? Doe dit nu dan ook.

Tip 8 Zorg voor zo min mogelijk afleiding

Zoek een rustig plekje op in huis waar je ongestoord kunt werken. Richt bijvoorbeeld een werkplek in op de slaapkamer of zolder.

Tip 9 Licht je gezin in

Zijn er meer mensen thuis dan alleen jijzelf? Leg de rest dan uit dat je moet werken en dat je niet de hele dag beschikbaar bent. Plan bijvoorbeeld vaste tijdstippen in waarop je kinderen iets aan je kunnen vragen. Geef je kinderen ook visuele hints om ze eraan te herinneren. Hang bijvoorbeeld een rood papiertje aan de deur wanneer ze je niet mogen storen een groen papiertje wanneer dit wel mag.

Werk je langere tijd thuis? Zorg dan voor structuur door elke dag dezelfde tijdstippen aan te houden.