Stappenplan: het aannemen van je eerste werknemer

Ben jij van plan je eerste werknemer aan te nemen? Gefeliciteerd! Dit betekent dat je onderneming aan het groeien is. Er zijn een aantal stappen waar je rekening mee moet houden tijdens dit proces, in dit artikel worden ze voor je op een rijtje gezet.

1. Vacature/profiel opstellen

Allereerst wil je natuurlijk de perfecte kandidaat vinden voor de openstaande vacature. Dit proces begint bij het schrijven van een goede vacaturetekst. Belangrijke onderdelen die niet mogen ontbreken in een vacature:

• Functietitel
• Locatie
• Bedrijfsnaam
• Vereiste opleiding
• Aantal uren
• Ervaring en vaardigheden
• Voordelen voor de werknemer

Om er zeker van te zijn dat je de juiste mensen aantrekt en er zoveel mogelijk mensen solliciteren, is het schrijven van een goede tekst belangrijk. Lees hier 8 tips voor het opstellen van een goede vacaturetekst.

2. Werving en selectie

Om het aantal sollicitanten te vergroten kun je de vacature publiceren op verschillende vacaturebanken en promoten op social media. Wanneer de vacature snel ingevuld moet worden of moeilijk in te vullen is, bijvoorbeeld door schaarste op de arbeidsmarkt, kan het lonen om zelf mensen te benaderen of een professionele recruiter in te schakelen.

Hebben er mensen gesolliciteerd op jouw vacature? Dan is het tijd om ze te selecteren. Door eerst een telefonische screening te doen, kun je een short list maken van de beste kandidaten. Hierna is het tijd om de kandidaten uit te nodigen. Tijdens de sollicitatiegesprekken kun je elkaar beter leren kennen en dieper ingaan op de werkzaamheden. Volg de gesprekken eventueel op met enkele assessments, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

3. Aanmelden bij de Belastingdienst

Wanneer je als ondernemer voor het eerst personeel in dienst neemt, ben je verplicht je aan te melden bij de Belastingdienst. Na de aanmelding ontvang je onder andere een loonheffingsnummer dat je nodig hebt om loonbelasting en premies af te dragen. De overheid heeft deze verantwoordelijkheid bij de werkgever neergelegd om te voorkomen dat werknemers aan het eind van het jaar een groot bedrag aan inkomstenbelasting moeten betalen. Het is voor jou als werkgever belangrijk om de loonbelasting en premies correct af te dragen om naheffingen en boetes te voorkomen.

In dit artikel lees je alles over de inkomstenbelasting en premies die jij als werkgever af moet dragen over het loon van werknemers.

4. Identiteit controleren

Als werkgever ben je verplicht om de identiteit van je werknemers te controleren. Dit wordt gedaan aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Zorg ervoor dat je altijd een kopie bewaart voor jouw administratie.

5. Inlezen wet- en regelgeving

Voordat de werknemer een arbeidsovereenkomst ontvangt, moet je als werkgever rekening houden met de wet- en regelgeving rondom het werkgeverschap. Controleer zaken als het minimumloon, de vakantiebijslag en branche specifieke zaken. In Nederland heeft namelijk iedere werknemer recht op het minimumloon en vakantiebijslag. Zorg ervoor dat je dit van te voren goed uitzoekt, zodat hier achteraf geen problemen over ontstaan.

6. Arbeidsovereenkomst opstellen

Een arbeidsovereenkomst is een overeenkomst tussen werknemer en werkgever. In deze overeenkomst worden onder andere het salaris, de werktijden en de pensioenregeling vastgelegd. Een overeenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk worden aangegaan. Een schriftelijke arbeidsovereenkomst wordt aangeraden, omdat dan duidelijk op papier staat wat er is afgesproken. Hierdoor is er een kleinere kans op conflicten en als er een conflict is kun je terugvallen op de overeenkomst.

7. Afsluiten verzekering

Werknemers moeten gezond en veilig kunnen werken. De regels hierover zijn vastgelegd in de Arbeidsomstandigheden wet (Arbowet). Het is verplicht om als werkgever een basiscontract af te sluiten met een arbodienstverlener. Hierin wordt duidelijk bij welke taken er een arbodienstverlener of bedrijfsarts langs moet komen voor ondersteuning.

Werknemers moeten een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is dit niet het geval? Dan zorgt het Zorginstituut Nederland voor het afsluiten van een zorgverzekering. De premie hiervan moet jij afdragen aan het Zorginstituut van Nederland. 

Naast een zorgverzekering zijn er allerlei personeelsverzekeringen die je kunt afsluiten. Het hebben van personeel brengt namelijk de nodige risico’s met zich mee. Lees er hier meer over.

8. Risico-inventarisatie en -evaluatie

Wanneer je als werkgever personeel aanneemt, ben je verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie op te stellen. Hierin leg je niet alleen de veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor je personeel vast, maar ook de maatregelen die je neemt om gevaarlijke situaties te voorkomen.

9. Verwelkomen nieuwe medewerker

Zorg voor een warm welkom voor je nieuwe collega. Dat is niet alleen goed voor de sfeer, maar zorgt ook voor een vliegende start van de werkzaamheden. Bereid de komst van een nieuwe werknemer goed voor. Richt alvast een werkplek in en maak een planning voor de eerste week. Laat hem of haar in de eerste week direct kennis maken met het team en creëer duidelijke verwachtingen over de werkzaamheden die verricht moeten worden. Wanneer een werknemer zich welkom voelt, profiteert iedereen daarvan.

Benieuwd wat je nog meer kunt doen om de employee journey te verbeteren? Hier lees je 5 tips. 

Personeel zonder de bovenstaande stappen te doorlopen? 

Door samen te werken met een payroll- of uitzendorganisatie, zoals Repay, ben jij juridisch gezien geen werkgever. Op die manier hoef jij de bovengenoemde stappen niet te doorlopen. Klinkt dat aantrekkelijk? Vraag dan vrijblijvend een gesprek aan met één van onze adviseurs.