In de tijd waarin de meeste van ons thuiswerken gaan onze vergaderingen zich online afspelen en zijn we op zoek naar de beste tools om dit te doen. In dit uitgebreide artikel vertellen wij jullie welke tools er zijn, voor wie ze geschikt zijn, hoe gebruiksvriendelijk ze zijn en wat de bijbehorende kosten zijn.
Microsoft Teams
Oud en vertrouwd! Wat vroeger Skype for Business was, heet nu Microsoft Teams. Als je als bedrijf kiest voor de Microsoft software kan je gebruik maken van Teams. Een voordeel van Teams is dat je naast de groepsvergaderingen ook samen kan werken in verschillende documenten. Wereldwijd werd Teams voor de Covid-19 uitbraak gebruikt door zo’n 30 miljoen gebruikers en is dit naar eigen zeggen nu gestegen naar 44 miljoen gebruikers.
Gebruiksvriendelijkheid
Een van de voordelen van Teams is dat deze software al door velen gebruikt werd als Skype for Business. Mensen zijn dus al bekend met de interface en hebben de software al geïnstalleerd. Dit zal voor werknemers dus geen moeilijke aanpassing zijn. Microsoft teams is aan te raden aan bedrijven die opzoek zijn naar een tool die makkelijk integreer baar is, zonder al te veel poespas.
Kosten
Microsoft biedt vier verschillende varianten aan, waarvan er een gratis is en de andere drie betaald. De gratis variant is uiteraard iets beperkter dan de betaalde versies, maar ook in deze variant is het mogelijk om met een onbeperkt aantal gebruikers te vergaderen en bestanden te delen (2GB per gebruiker en 10GB per kanaal). De betaalde versies kosten tussen de 4,20 en 19,70 euro.
Facetime
Een veelgebruikt medium zowel zakelijk als privé is Facetime. Facetime staat bij Apple gebruikers standaard geïnstalleerd op hun apparaat. Het is helaas niet mogelijk om met een andere software dan MacOS of Ios deel te nemen aan een vergadering wat via Facetime wordt gevoerd.
Gebruiksvriendelijkheid
Om Facetime te kunnen gebruiken is het dus noodzakelijk om de Iphone software te hebben, maar ook de nieuwste update, anders kan je alleen via audio deelnemen in het gesprek. Om een vergadering te starten bel je deelnemers op vanuit je contactenlijst, dus deze moeten zijn toegevoegd en opgeslagen. Een groepsgesprek met Facetime kan tot 32 deelnemers, wat voor een gratis functie heel uitgebreid is. Onder Apple gebruikers raden wij Facetime voor een kleinere vergadering aan. Het is een handige, gebruiksvriendelijke tool.
Kosten
Het gebruik van Facetime is gratis.
De laatste onder de noemer oud en vertrouwd is Whatsapp videobellen. De app die oorspronkelijk bedoelt was om berichten mee uit te wisselen wordt nu ook gebruikt om mee te videobellen en vergaderen. Doordat Whatsapp vanuit origine niet bedoelt is om zakelijk te bellen is dit dus ook de minst uitgebreide tool.
Gebruiksvriendelijkheid
Het allergrootste voordeel is dat hoogstwaarschijnlijk iedereen deze app op zijn of haar telefoon heeft geïnstalleerd. Dit maakt het niet moeilijk om een gesprek te starten. Wel komen hier een paar nadelen bij kijken. Zo is er een maximum van vier deelnemers, dus alleen geschikt voor een kleinere vergadering. Daarnaast is het niet mogelijk om te videobellen via de desktop, maar alleen op het mobiele apparaat. Hierdoor ben je genoodzaakt bent om op je telefoon te kijken, wat het lastig maakt om naast het vergaderen te notuleren op bijvoorbeeld je laptop. Via whatsapp videobellen is vooral aan te raden als een vergadering spontaan ontstaat en er niet meer dan vier deelnemers aanwezig hoeven te zijn.
Kosten
Whatsapp is gratis te downloaden.
Zoom
De grote nieuwkomer in deze tijd is Zoom. Al meer dan tien miljoen keer is deze nieuwe tool gedownload en natuurlijk niet zonder reden. Zoom staat voor een hoge kwaliteit van audio en beeld, maar er zit ook een chatsysteem aan verbonden. Een ander voordeel is dat je makkelijk vanuit Zoom kan plannen in Google Calendar of Outlook.
Gebruiksvriendelijkheid
Wat Zoom zo gebruiksvriendelijk maakt is dat je geen account hoeft aan te maken. De aanwezigen bij het gesprek krijgen een link toegestuurd die ze op het moment van de vergadering alleen maar hoeven te openen, en dan zitten ze in het gesprek. Tip: zet deze link al in de agenda uitnodiging. Ben jij op zoek naar een tool die naast functioneel ook nog eens is voorzien van een up-to-date design? Dan is Zoom zeker de juiste tool voor jou. Naast al deze voordelen is Zoom de laatste tijd veel negatief in het nieuws rondom hun privacy- en veiligheidsproblemen. Zoom heeft hier op gereageerd met excuses en de mededeling dat de kwetsbaardheden in de app zullen worden gerepareerd.
Kosten
Zoom biedt een gratis versie aan waarmee je tot 40 minuten kan bellen met een maximum van 100 deelnemers. Eén op één gesprekken zijn ongelimiteerd van tijd. Vanzelfsprekend bieden ze daarnaast ook betaalde pakketten aan (Pro, Business en Enterprise) die zich vooral onderscheiden in het feit dat je met een aantal, oplopend tot 1000 personen, langer kan bellen. De prijzen van deze pakketten variëren van 13,99 tot 18,99 dollar per maand.
Google Hangouts
G-suite is de overkoepelende naam voor de zakelijke apps die Google heeft uitgebracht met onder meer Google Hangouts als vergadertool. Google Hangouts is de uitgebreide versie van de versie die Google gebruikers gratis kunnen downloaden.
Gebruiksvriendelijkheid
Met het installeren van de gehele G-suite krijg je niet alleen toegang tot Google Hangouts, maar ben je ook in bezit van alle zakelijke tools van Google met onder andere Gmail, presentaties en Google drive. Het gebruiksgemak van Google Hangouts is hoog. Het systeem is helder en duidelijk te begrijpen. Ben je op zoek naar het totaalpakket van Google, en niet alleen een los vergadersysteem? Dan is de G-suite van Google een goede uitkomst.
Kosten
Google biedt drie soorten pakketten aan. Het eerste pakket Basic maakt het mogelijk om een Hangout te organiseren tot 100 deelnemers en je krijgt tot 30GB aan cloud opslag in Google Drive. Dit pakket is tijdelijk in prijs verlaagd van 5,20 naar 4,68 euro per gebruiker per maand.
Het aantal deelnemers en opslag in Google Drive wordt met de pakketten Business en Enterprise uitgebreid tot 250 deelnemers en onbeperkte opslag. De prijzen van deze pakketten zijn 9,36 en 23 euro per gebruiker per maand.
Slack
Een ander veelgebruikt chatsysteem op Nederlandse kantoren is de tool Slack. Sinds 2014 maken ze het mogelijk om efficiënt te chatten en videobellen binnen het bedrijf. Zo kan je besloten groepen maken voor bepaalde projecten zodat de lijntjes kort blijven en de gesprekken overzichtelijk. Ook werkt Slack goed samen met andere programma’s als Wunderlist, Google Drive en Dropbox.
Gebruiksvriendelijkheid
Wanneer je als bedrijf al gebruik maakt van Slack als communicatiemiddel is het een logische stap om ook via hen te videobellen . Het videobellen kan alleen via een mobiele telefoon en dus niet via je laptop. Daarnaast zit in de gratis versie alleen de optie voor een één op één videosessie.
Kosten
Slack biedt een gratis versie aan waarin je één op één kan videobellen. Voor een klein overleg is dit handig, maar voor een grote vergadering niet. Dan moet je overstappen naar de betaalde versie. Dit wordt aangeboden in de pakketten Standard (6,25 euro per maand) of de Plus versie (11,75 euro per maand).
Webex
Webex is een programma van Cisco Systems. De manier van werken is erg te vergelijken met die van Zoom, waardoor het erg populair is. Het is gemakkelijk om via de telefoon interne en externe gebruikers te videobellen voor een vergadering. Maandelijks vergaderen er al zo’n 13 miljoen mensen met Webex.
Gebruiksvriendelijkheid
Een groot voordeel van Webex is dat het te koppelen is aan je e-mailclient en zo gemakkelijk afspraken in kan plannen, maar ook herinneringen kan sturen. Webex is een solide en al veel gebruikte tool onder 95% van de Fortune 500 bedrijven. De gratis versie van Webex is zeker het proberen waard.
Kosten
De gratis versie van Webex is onlangs geüpdatet met extra functionaliteiten , niet geheel onwaarschijnlijk dat ook dit te maken heeft met de toenemende concurrentie onder online vergadertools door de coronacrisis. Met de gratis versie kan je nu ongelimiteerd videobellen tot een groep van 100 deelnemers. De betaalde versies lopen van 13,50 tot 26,95 dollar per maand. Maar de vraag is of je deze uitbreidingen echt nodig zal hebben.
Whereby
De laatste online vergader tool die we behandelen is Whereby. Deze tool is vooral geschikt voor kleine bedrijven of kleine teams. Op het moment dat je wilt vergaderen met vier deelnemers of minder is Whereby een goede tool voor jou. Ook voor Whereby hoef je namelijk geen account aan te maken en krijg je via een link de uitnodiging voor de vergadering toegestuurd.
Gebruiksvriendelijkheid
We hebben het al vaker gezegd, maar een tool waar je geen account voor hoeft aan te maken is ontzettend handig. Je mailt de link in de uitnodiging en alle aanwezigen weten gelijk waar ze moeten zijn en hoeven zich niet nog eens aan te melden. Op Whereby kun je met maximaal vier deelnemers bellen, vandaar dat de tool vooral geschikt is voor de kleinere ondernemingen.
Kosten
Zoals hierboven verteld maakt de gratis versie het mogelijk om te bellen met maximaal vier personen. Daarnaast biedt Whereby twee betaalde versies aan. Met de versie van 9,99 euro per maand bel je met maximaal 12 personen en de meest uitgebreide versie maakt het mogelijk om te bellen met maximaal 50 personen voor 59,99 euro per maand.
