Wat je als werkgever moet weten over de werkgeversverklaring

Als je personeel in dienst hebt, zal je vroeg of laat de vraag krijgen of je voor hen een werkgeversverklaring wilt verstrekken. Maar wat is deze werkgeversverklaring nou precies en wat zijn jouw rechten als werkgever? In deze blog vertellen we je alles wat je moet weten.

Waarom een werkgeversverklaring verstrekken?

De meest voorkomende reden dat een werknemer bij jou komt met de vraag over een werkgeversverklaring is op het moment dat ze een hypotheek aan wilt vragen, deze wilt verhogen of een ander soort lening aan wilt vragen. Aan de hand van deze schriftelijke verklaring bevestigt de werknemer zijn jaarinkomen bij de desbetreffende hypotheek. Een onderdeel van deze werkgeversverklaring bestaat uit de intentie verklaring, dit betekent: “Bij gelijkblijvend functioneren en ongewijzigde bedrijfsomstandigheden wordt de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd bij beëindiging daarvan opgevolgd door een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.” Voor een medewerker die jij op basis van een vast contract in dienst hebt, is het afgeven van deze verklaring dus niet zo’n lastige vraag, want jij hebt deze immers al een contract voor onbepaalde tijd afgegeven. De vraag of je deze verklaring afgeeft bij werknemer die een contract heeft voor een bepaalde tijd doet zich regelmatig voor bij werkgevers. Je wilt je werknemer namelijk wel bij staan en helpen in de financiering van een mogelijk nieuw huis of hogere hypotheek, maar je wilt je niet nu al binden aan het toezeggen van een vast contract.

De keuze is aan jou

De keuze voor het wel of niet afgeven van deze werkgeversverklaring ligt altijd bij jou, de werkgever. In geen enkel geval ben jij verplicht om deze af te geven. Daarnaast is het goed om te weten dat de intentieverklaring binnen de werkgeversverklaring voor jou geen bindend document is. Dat wilt zeggen dat een werknemer nooit een vast contract af kan dwingen aan de hand van een intentieverklaring. Vanuit het oogpunt van goed werkgeverschap en je waardering uitspreken richting jouw werknemers, is het afgeven van deze werkgeversverklaring een waardevol instrument.

Hoe stel je een werkgeversverklaring op?

Het document zelf is een standaarddocument, dat wordt verstrekt door de desbetreffende instantie waar de hypotheek wordt aangevraagd. Het document bestaat altijd uit een aantal vaste onderdelen:

• Gegevens werkgever
• Gegevens werknemer
• Aard van het dienstverband
• Verklaring voortzetting dienstverband (de intentieverklaring)
• Inkomen
• Leningen / loonbeslag
• Ondertekening
• Verificatie

Het invullen van deze verklaring komt namelijk heel nauw. Een aantal punten waar je op moet letten:

• Het gehele formulier moet met dezelfde kleur pen, blauw, zijn ingevuld. Op het moment dat er twee verschillende kleuren inkt wordt gebruikt zal het document ongeldig worden verklaard.
• Zorg dat jij jouw medewerker niet zelf al informatie in laat vullen, een document wat door twee verschillende mensen is ingevuld, zal ook ongeldig worden verklaard
• Ook worden kleine foutjes niet toegestaan, dus streep je iets door? Dan zal je het document opnieuw uit moeten printen.
• Je moet in bezit zijn van een bedrijfsstempel en deze op de goede plek in het document toevoegen. Heb jij geen bedrijfsstempel? Dan ben je verplicht een verklaring bij te voegen dat je niet in het bezit bent van een bedrijfsstempel.

De werkgeversverklaring in tijden van de Covid-19 crisis

Het kan zijn dat jij pas in het jaar 2021 te maken hebt gekregen met de werkgeversverklaring. In de Covid-19 crisis is er een avondklok afgeroepen. Tijdens deze avondklok is het voor medewerkers, die noodzakelijk ‘s avonds buiten moeten zijn, verplicht om een werkgeversverklaring en een eigen verklaring bij zich te dragen. Als werkgever ben jij verplicht om de werkgeversverklaring te verstrekken voor jouw medewerkers. Dit formulier kan je downloaden op: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/avondklok/formulieren-avondklok.
Een eigen formulier maken is geen geldig document. Daarnaast moet er op de formulieren zijn aangegeven dat deze naar waarheid is ingevuld en voorzien zijn van een handtekening. De medewerker mag deze zowel digitaal, als uitgeprint bij zich hebben.

Samenwerken met Repay HRM

Wil jij jouw tijd besteden aan ondernemen en het laten groeien van jouw business? Dat snappen we!
Wanneer je personeel hebt kunnen ‘bijzaken’ zoals salarisadministratie, maar ook zaken zoals het verstrekken van een werkgeversverklaring de overhand gaan nemen. Wij nemen deze bijzaken graag uit handen, zodat jij meer tijd overhoudt om je te focussen op de groei van jouw bedrijf.

Meer weten over onze dienstverlening?

Vraag een adviesgesprek aan

Benieuwd of wij iets voor je kunnen betekenen? Wij leggen het graag uit tijdens een vrijblijvend (telefonisch) adviesgesprek. Wanneer je het formulier invult, zal één van onze adviseurs contact met je opnemen.